Wat is Tafelschikken.nl?
Misschien noem je het een Running Dinner, Walking Dinner, Rolling Dinner of Diner Rouler, voor een vereniging, een buurt of het hele dorp. Elke gang eet je ergens anders, met andere tafelgenoten. En elke keer is het een verrassing wie er aan tafel zitten. Dit kan bij de deelnemers thuis, waarbij iedereen één gang kookt, of in restaurants.
Tafelschikken.nl helpt je bij het maken van de tafelschikking, en het informeren van de deelnemers.
Hoe werkt het?
Het begint met het verzamelen van de inschrijvingen. Het inschrijfformulier kun je als een link delen, of embedden op je eigen site. Hier kunnen de deelnemers hun gegevens en voorkeuren invullen, zoals dieetwensen en welke gang ze willen koken. Als beheerder kun je zien wie zich heeft ingeschreven, kun je gegevens aanpassen, en markeren wie er betaald heeft.
Tafelschikking maken
Als de inschrijvingen compleet zijn, genereer je eenvoudig een tafelschikking. Hierbij wordt gezorgd dat je nooit twee keer bij dezelfde mensen aan tafel zit. Er wordt rekening gehouden met de voorkeur voor de gang die mensen hebben aangegeven, en hoeveel gasten er aan tafel passen. En je kunt regels instellen, wie er juist wel of juist niet bij elkaar zitten. Je kunt meerdere tafelschikkingen genereren, en de beste selecteren.
Gasten informeren
Zodra de tafelschikking definitief is, kun je je deelnemers laten informeren per mail. In de mail staat voor welke gang ze zijn ingedeeld, voor hoeveel personen, en of er dieetwensen zijn. Ter bevestiging staat er ook het adres in.
Kaartjes printen
Op de dag van het diner zelf moeten de deelnemers natuurlijk weten waar ze naartoe moeten. Daarvoor kunnen kaartjes gegenereerd worden. Het kaartje voor de eerste gang krijgen de deelnemers bijvoorbeeld bij een gezamenlijk startpunt. Voor elke volgende gang krijgen ze een kaartje van hun gastvrouw of -heer. Daarvoor worden bij het startpunt enveloppen meegegeven met kaartjes. Tafelschikken.nl zorgt ervoor dat de juiste info op de kaartjes staat, en met de sorteerhandleiding krijgt iedereen op het juiste moment het juiste kaartje. Zo blijft het tot het laatst een verrassing waar en bij wie je aanschuift.
Tips
Voor een mooie tafelschikking is 18 deelnemers het minimum. Op een gezamenlijke startlocatie kun je de kaartjes en enveloppen uitdelen, en een toelichting geven. Aan het eind kun je een gezamenlijke borrel organiseren.
Last-minute afmeldingen zijn erg lastig. Door een klein bedrag te vragen aan de deelnemers, heb je een kleinere kans op no-shows. Hier kun je drankjes van betalen, en materialen zoals kaartjes en enveloppen.
De deelnemers komen tegelijk met hun gasten aan op hun eigen adres. Benadruk dus dat ze het eten vooraf voorbereiden.
Voorbeeld van een planning, met de adressen op max 15 minuten fietsafstand: 17:30 gezamenlijke start, 18:15 eerste gang, 19:15 tweede gang, 20:30 derde gang, 21:30 gezamenlijke borrel.
Dat wil ik ook!
De site is nog in beta. Wil je een login? Stuur dan een mailtje naar info@tafelschikken.nl.
Deze site is gebouwd door Marion de Groot - Pick my Brain, als hobbyproject voor het Running Dinner in het dorp. Het is altijd een hele puzzel om de tafelschikking te maken, dus uit die behoefte is de site ontstaan. Mooi als anderen er ook profijt van hebben!